La Société d'horticulture de Dolbeau-Mistassini
a été constituée le 18 août 1999 en
présence des membres de l'ancien Comité d'embellissement
de Mistassini et de l'ancienne Société d'horticulture
de Dolbeau. Les membres des deux corporations ont alors décidé
de se fusionner pour former La Société d'horticulture
de Dolbeau-Mistassini.
CHAPITRE I : DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 1 Dénomination sociale:
La dénomination sociale de la corporation est:
"SOCIÉTÉ D'HORTICULTURE DE DOLBEAU-MISTASSINI".
Article 2 Objets:
Les objets pour lesquels la Société d'horticulture
est fondée sont:
- démystifier l'organisme et rendre l'horticulture un
loisir accessible à tous;
- supporter l'intérêt de l'ensemble de la population
en offrant des cours et des séances d'information;
- encourager et récompenser la participation collective
à l'embellissement de la municipalité;
- favoriser les échanges horticoles entre les adeptes.
Article 3 Siège social:
Le siège social de la corporation est établi à
l'Hôtel de ville de Dolbeau-Mistassini ou à toute
autre adresse déterminée par le conseil d'administration.
CHAPITRE II : LES MEMBRES
Article 4 Catégories
La corporation comprendra deux catégories de membres soit
les membres actifs et les membre honoraires.
Les membres actif:
Les signataires de la requête de constitution en corporation
et du mémoire des conventions sont membres actifs de la
corporation. Toutes autre personne de Dolbeau-Mistassini et les
environs pourra devenir membre actif, sur demande à cette
fin et sur acceptation du conseil d'administration en se conformant
à toutes autres conditions d'administration, le tout subordonnément
aux dispositions du présent règlement relatives
à la suspension, à l'expulsion et à la démission
des membres.
Les membres honoraires:
Il sera loisible au conseil d'administration, par résolution,
de désigner toute personne comme membre honoraire de la
corporation, pourvu toutefois que le nombre total des membres
honoraires en exercice ne représente pas plus que dix pour
cent (10%) du nombre total des membres actifs en règle.
Les membres honoraires n'auront aucune contribution annuelle
ou autre à verser. Ils auront droit d'assister aux assemblées
générales ou spéciales des membres mais sans
y avoir droit de vote. Ils ne seront pas éligibles comme
membres du conseil d'administration ni comme officiers de la corporation.
Article 5 Cotisation annuelle
La cotisation annuelle est fixé par les membres par voie
de résolution lors de l'assemblée générale
annuelle.
Article 6 Cartes de membres
Le conseil d'administration pourvoira à l'émission
de cartes pour tout membre actif ayant payé sa contribution.
Pour être valides, ces cartes devront porter la signature
du secrétaire en exercice ou du vendeur autorisé
par une résolution du conseil d'administration.
Article 7 Suspension et expulsion
Le conseil d'administration pourra, par résolution, suspendre
pour la période qu'il déterminera, ou expulser définitivement
tout membre actif qui néglige de payer sa contribution
ou qui enfreint quelque autre disposition des règlements
de la corporation, ou dont la conduite ou les activités
sont jugées nuisibles à la corporation. La décision
du conseil d'administration, à cette fin, sera finale et
sans appel, et le conseil d'administration est autorisé
à adopter et suivre en cette matière la procédure
qu'il pourra de temps à autre déterminer.
CHAPITRE III : LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES
Article 8 Assemblée générale annuelle
L'assemblée générale annuelle des membres
de la corporation aura lieu à la date que le conseil d'administration
fixera chaque année et cela avant l'expiration des quatres
mois suivant la fin de la dernière année fiscale
de la corporation. Elle sera tenue à tout endroit décrété
par le conseil d'administration.
Article 9 Assemblée spéciale
Toutes les assemblées générales spéciales
des membres seront tenues à tout endroit décrété
par le conseil d'administration et selon que les circonstances
l'exigeront, Il sera loisible au président ou au conseil
d'administration de convoquer telles assemblées. De plus,
le secrétaire sera tenu de convoquer une assemblée
générale des membres sur réquisition à
cette fin, par écrit, signée par au moins dix pour
cent (10%) des membres actifs en règle, et cela dans les
huit (8) jours suivant la réception d'une telle demande
écrite qui devra spécifier le but et les objets
d'une telle assemblée spéciale. A défaut
par le secrétaire de convoquer une telle assemblée
dans les délais stipulés, celle-ci pourra être
convoquée par les signataires eux-mêmes par écrit
ou de toute autre façon décrétée par
le conseil d'administration.
Article 10 Avis de convocation
Toute assemblée de membres sera convoquée au moyen
d'un avis donné de façon la plus propice pour rejoindre
le plus de membres.
Le délai de convocation de toute assemblée des
membres sera d'au moins quarante-huit (48) heures. L'assemblée
tenue, la présence d'un membre actif à cette assemblée
couvrira le défaut d'avis quant à ce membre.
Article 11 Pouvoirs de l'assemblée des membres:
- Élire les administrateurs de la corporation;
- approuver le rapport financier annuel;
- approuver les règlements généraux de la
corporation et leurs amendements;
- décider des politiques générales et des
orientations de la corporation.
Article 12 Quorum
Dix (10) membres actifs en règle, constitueront un quorum
suffisant pour toute assemblée générale ou
spéciale des membres. Aucune affaire ne sera transigée
à une assemblée à moins que le quorum requis
ne soit présent dès l'ouverture de l'assemblée.
Article 13 Procédure
A toute assemblée générale, le président
d'assemblée décide des questions de procédure.
Il ne peut ni proposer, ni appuyer de résolution à
moins de céder sa place comme président pour la
durée du débat.
Article 14 Vote
A toute assemblée des membres, seuls les membres actifs
en règle auront droit de vote, chaque membre ayant droit
à un seul vote. Les votes par procuration ne sont pas valides.
A toute les assemblées, les voix se prennent à
main levée sauf si un vote au scrutin secret est demandé
par un membre.
Les questions soumises sont décidées à la
majorité de voix des membres actifs présents. En
cas d'égalité, le président à un vote
prépondérant ou peut réclamer un second vote.
CHAPITRE IV : LE CONSEIL D'ADMINISTRATION
Article 15 Composition
Les affaires de la corporation seront administrées par
un conseil d'administration composé de quinze (15) membres
actifs en règle ainsi que d'une ou deux personnes ressources
désignées par le conseil de ville de Dolbeau-Mistassini
et ce, à moins que l'assemblée générale
n'en décide autrement. Les membres du conseil d'administration
sont élus lors de l'assemblée générale
annuelle.
Article 16 Pouvoirs du conseil d'administration
Les pouvoirs du conseil d'administration sont:
- administrer les affaires de la corporation;
- élaborer les politiques de fonctionnement;
- être responsable de l'embauche et du congédiement
du personnel;
- préparer et approuver les prévisions budgétaires
de la corporation;
- exercer tous les autres pouvoirs qui lui sont conférés
en vertu de la loi et des règlements de la corporations.
Article 17 Condition d'exigibilité
Tout membre actif en règle sera éligible comme
membre du conseil d'administration et pourra remplir telles fonctions.
Article 18 Durée des fonctions
Tout membre du conseil d'administration entrera en fonction à
la clôture de l'assemblée en cours de laquelle il
a été nommé ou élu. Il demeurera en
fonction pour une période de deux ans ou jusqu'à
ce que son successeur ait été nommé ou élu,
à moins que dans l'intervalle il n'ait été
retiré en conformité des dispositions du présent
règlement.
Article 19 Élections
Les membres du conseil d'administration dont le terme de deux
ans est échu sont élus par les membres actifs, au
cours de leur assemblée générale annuelle.
Tout membre sortant de charge est rééligible s'il
possède les qualifications requises.
Toute vacance survenue dans le conseil d'administration, pour
quelque cause que ce soit, peut être comblée, par
voie de résolution, par les membres du conseil d'administration
demeurant en fonction.
L'administrateur ainsi élu termine le mandat de son prédécesseur.
Malgré toute vacance, le conseil d'administration peut
continuer d'agir en autant qu'il y ait quorum.
Article 19.1 Annexe pour l'année 1999 seulement
Pour les élections survenues le 18 août 1998, les
cinq (5) premiers membres du conseil d'administration élus
le seront pour la durée d'une année seulement.
Article 20 Retrait d'administrateur
Cesse de faire partie du conseil d'administration et d'occuper
sa fonction, tout membre qui:
- offre, par écrit, sa démission au conseil d'administration,
à compter du moment où celui-ci, par résolution,
l'accepte;
- cesse de posséder les qualifications requises;
- accuse 3 absences non motivées subséquentes aux
réunions du conseil d'administration.
Article 21 Rémunération
Les membres du conseil d'administration ne seront pas rémunérés
pour leurs services à moins que le conseil d'administration
n'en décide autrement.
Toutefois, ils ont le droit d'être remboursés des
dépenses encourues avec l'approbation du conseil d'administration.
CHAPITRE V : LES ASSEMBLÉES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Article 22 Fréquence des assemblées
Les administrateurs se réuniront aussi souvent que nécessaire
sur demande du président ou de la majorité des membres
du conseil.
Article 23 Convocation
Les réunions du conseil d'administration sont convoquées
par le secrétaire, soit sur réquisition du président,
soit sur demande écrite de la majorité des membres
du conseil d'administration. Le président pourra déléguer
les pouvoirs de tel officier à tout autre officier ou à
tout membre du conseil d'administration.
Article 24 Avis de convocation
L'avis de convocation de toute assemblée du conseil d'administration
peut être verbale. Le délai de convocation sera d'au
moins vingt-quatre (24) heures. En cas d'urgence, le président
pourra convoquer une assemblée sans avis préalable
de convocation.
Article 25 Quorum et vote
Une majorité des membres en exercice du conseil d'administration
devra être présente à chaque assemblée
pour constituer le quorum requis pour l'assemblée. Toutes
les questions soumises seront décidées à
la majorité des voix, chaque membre du conseil d'administration
y compris le président ayant droit à un seul vote.
CHAPITRE VI : LES OFFICIERS
Article 26 Désignation
Les officiers de la corporation sont:
- le président
- le vice-président
- le secrétaire
- le trésorier
La même personne peut cumuler les fonctions de secrétaire
et de trésorier et dans ce cas, pourra être désignée
sous le nom de secrétaire-trésorier.
Article 27 Élection des officiers
Le conseil d'administration devra se réunir immédiatement
après les élection générales pour
Élire le président et celui-ci devra être
choisi parmi les anciens membres réélus du conseil
d'administration.
Les autres officiers pourront être élus à
la première assemblée du conseil d'administration
suivant l'assemblée générale des membres.
Les officiers de la corporation seront élus parmi les
membres du conseil d'administration sauf pour le secrétaire
et le trésorier qui pourront être ou ne pas être
membre du conseil d'administration.
Article 28 Rémunération
Aucun officier de la corporation ne sera rémunéré
comme tel. Le secrétaire et le trésorier le seront
par décision du conseil d'administration pour leur charge.
Article 29 Délégation de pouvoirs
En cas d'absence ou d'incapacité de tout officier de la
corporation, ou pour tout autre raison jugée suffisante
par le conseil d'administration, ce dernier pourra déléguer
les pouvoirs de tel officier à tout autre officier ou à
tout membre du conseil d'administration.
Article 30 Tâche et fonction des officiers
Article 30.1 Le président
Le président est l'officier exécutif en chef de
la corporation. Il préside toutes les assemblées
du conseil d'administration et des membres. Il voit à l'exécution
des décisions du conseil d'administration, signe tous les
documents requérant sa signature, il est le porte-parole
officiel de l'organisme et remplit tous les devoirs inhérents
à sa charge de même qu'il exerce tous les pouvoirs
qui pourront de temps à autre lui être attribués
par le conseil d'administration.
Article 30.2 Le vice-président
En cas d'absence ou d'incapacité d'agir du président,
le vice-président le remplace et en exerce tous les pouvoirs
ou toutes les fonctions.
Article 30.3 Le secrétaire
Il assiste à toutes les assemblées des membres
et du conseil d'administration et il en rédige les procès-verbaux.
Il remplit toutes autres fonctions qui lui sont attribuées
par les présents règlements ou par le conseil d'administration.
Il a la garde de la charte, du sceau de la corporation de son
livre des procès-verbaux, de la correspondance et de tous
autre registres corporatifs.
Article 30.4 Le trésorier
Il a la charge et la garde des fonds de la corporation et de
ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis
des biens et des dettes et des recettes et déboursés
de la corporation, dans un ou des livres appropriés à
cette fin. Il dépose dans une institution financière
déterminée par le conseil d'administration, les
derniers de la corporation.
Article 30.5 Le publiciste
Il organise la publicité nécessaire au bon fonctionnement
de la société.
Article 31 Vacance
Si le poste d'un officier de la corporation devient vacant par
suite du décès ou de la résignation ou de
toute autre cause, le conseil d'administration, par résolution,
pourra élire ou nommer une autre personne qualifiée
pour remplir le poste. L'officier ainsi nommé termine le
mandat de son prédécesseur. Malgré toute
vacance, le conseil d'administration peut continuer d'agir en
autant qu'il y ait quorum.
CHAPITRE VII : DISPOSITION FINANCIERES
Article 32 Année financière
L'exercice financier de la corporation se termine le 30 juin
de chaque année ou à toute autre date qu'il plaira
au conseil d'administration de fixer de temps à autre.
Article 33 Livres et comptabilité
Le conseil d'administration fera tenir par le trésorier
de la corporation ou sous son contrôle, un ou des livres
de comptabilité dans lesquels, seront inscrits tous les
fonds reçus ou déboursés par la corporation,
tous les biens détenus par la corporation et toutes dettes
ou obligations, de même que toutes autres transactions financières
de la corporation. Ce livre ou ces livres seront tenus au siège
social ou à tout autre endroit permis par le conseil d'administration
et seront ouverts en tout temps à l'examen du président
ou du conseil d'administration.
Article 34 Vérification
A moins qu'il n'en soit décidé autrement par le
conseil d'administration, l'authentification des livres n'est
pas nécessaire. Un rapport financier, approuvé par
le conseil d'administration, sera préparé par le
trésorier puis présenté lors de l'assemblée
générale annuelle pour fin d'adoption.
Dans le cas où la préparation d'un rapport authentifié
devenait nécessaire, il revient à l'assemblée
générale de nommer le vérificateur.
Article 35 Effet bancaires
Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de
la corporation seront signés par deux personnes. Le conseil
d'administration procédera, par voie de résolution,
à la nomination de ces deux signataires. Une personne substitue
sera aussi nommée.
Article 36 Contrats
Les contrats et autres documents requérant la signature
de la corporation seront au préalable approuvés
par le conseil d'administration, et, sur telle approbation, seront
signés par le président ou par le vice-président
et par le secrétaire ou le trésorier.
CHAPITRE VIII : DISPOSITION FINALES
Article 37 Modification aux présents règlements
Le conseil d'administration peut amender, abroger ou adopter
de nouveaux règlements généraux. Ces amendements,
abrogations ou nouveaux règlements généraux
sont en vigueur dès leur adoption et ils le demeurent jusqu'à
la prochaine assemblée générale annuelle
où ils doivent être ratifiés pour continuer
d'être en vigueur, à moins que dans l'intervalle,
ils aient été ratifiés lors d'une assemblée
spéciale convoquée à cette fin.
Article 38 Activité "Concours maisons fleuries"
Tous les membres en règle de la société
d'horticulture ont le droit de participer aux concours organisés
par la société sauf les membres du conseil d'administration
et leur conjoint.
